Las grandes empresas apuestan por la digitalización, ya que crece el aumento del trabajo a distancia y quieren mantener la competitividad en el mercado laboral. Gracias a la gestión de documentos pueden mejorar la productividad y agilizar las tareas básicas. Durante la última década, las empresas evitan los procesos manuales y apuestan por los sistemas digitales para mejorar el rendimiento y ahorrar en costes.
En un mundo cada vez más competitivo, el acceso ininterrumpido a la base documental facilita y mejora el trabajo de los empleados. Además, el impacto de la tecnología en la nube garantiza la disponibilidad de los documentos en cualquier momento y transforma por completo el segmento de los Sistemas de Gestión Documental (DMS, en sus siglas en inglés).
Los expertos explican para 2028 la computación en la nube supondrá un mercado de 800.000 millones de dólares y que en 2026 el mercado mundial de sistemas de gestión de contenidos corporativos alcanzará los 105.000 millones de dólares. Las empresas apuestan por las tecnologías de vanguardia y el uso de DMS para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo y cumplir con el marco regulatorio y legal en términos de protección de datos.
Los nuevos sistemas de gestión de documentos pueden automatizar tareas repetitivas, ahorrar tiempo, dinero y potenciar la productividad. En este artículo explicaremos la importancia de la gestión documentos, por qué es importante automatizar las tareas repetitivas, los beneficios que ofrecen los sistemas digitales a las empresas y cuáles son los motivos para evitar los procesos manuales. Sigue leyendo porque te contamos todo lo que debes saber acerca de la incorporación de la digitalización en las organizaciones.
¿Cuáles son los beneficios?
Los beneficios que ofrece la digitalización de documentos son los siguientes.
El acceso a los documentos en cualquier momento
Desde Holded explican que la digitalización permite a las empresas simplificar el acceso y el almacenamiento de documentos. La gestión de documentos en la nube ofrece múltiples beneficios, ya que garantiza el acceso de forma segura a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto permite la colaboración en remoto de los grupos de trabajo.
Establecer y operar un centro de datos es costoso , pero al cambiar a la computación en la nube, la empresa paga por el uso de recursos que necesita en cada momento. Además, todas las actualizaciones de software se completan automáticamente, eliminando la necesidad de realizarlas con sus propios recursos.
Automatizar las tareas repetitivas
Los profesionales de la empresa Everygit, especialistas en la digitalización de documentos, nos explican que las empresas necesitan automatizar las tareas repetitivas alrededor de la gestión de la información, para mejorar la productividad, evitar la pérdida de documentos y entrelazar los procesos interdependientes con una intervención manual mínima o nula.
Mayor ciberseguridad
Las organizaciones han tenido que proporcionar acceso externo a documentos, ya que hay muchos empleados que trabajan de forma remota. Por eso, es importante el control del acceso a los datos y el cumplimiento de la seguridad de la red. A día de hoy, es importante que las organizaciones tengan en cuenta la seguridad de los datos, ya que es posible la digitalización de todos los documentos de la empresa para su acceso remoto.
Los proveedores de sistemas de gestión documental apuestan por las medidas de ciberseguridad más sólidas y las características de los DMS, como la encriptación, el uso compartido seguro y los controles de acceso basados en permisos. Entre las medidas de ciberseguridad más sólidas en el software se encuentran las opciones mejoradas de autenticación multifactor (MFA), que pueden incluir un Google Authenticator agregado y la capacidad de personalizar el vencimiento del token MFA para que coincida con la política de la empresa.
Además, el cifrado de QueryString evita la suplantación de identidad, ya que impide la distribución de información que posiblemente podría ser manipulada. Un software de control de documentos ciberseguro puede ayudar a prevenir un ataque, mitigar las pérdidas asociadas a él y garantizar el cumplimiento normativo. La digitalización de los documentos ofrece todos los beneficios anteriores y, por eso, las empresas están empezando a optar por las nuevas tecnologías en las oficinas de nuestro país.
El trabajo remoto permite que la digitalización avance y mejore las actividades de las grandes y pequeñas empresas. Para conseguir los mejores resultados, es fundamental contactar con los expertos en este sector para que ofrezcan un asesoramiento personalizado a la compañía y le explique cuáles son las últimas medidas de ciberseguridad más adecuadas. La empresa debe elegir medidas eficientes y adaptadas a sus necesidades, preferencias y estilo de trabajo.
