La digitalización en Recursos humanos es, sin duda, la evolución para tu empresa, mejor dicho, supone una auténtica revolución que afecta a la productividad. ¿Quieres saber cuáles son los beneficios de la digitalización en Recursos Humanos? Atento a este artículo, en el que te contamos todo lo que debes saber sobre este avance digital.
Actualmente, no existe ningún sector empresarial ajeno a la transformación digital. Y es que, las nuevas tecnologías se han extendido a diferentes ámbitos empresariales, generando grandes restos y, sobre todo, oportunidades para las diferentes compañías.
Según un estudio sobre Transformación Digital en departamentos de RRHH elaborado por incipy, hoy en día en España un 60% de las empresas, un 85% de ellas con más de 100 empleados, afirman haber iniciado un proceso de digitalización en Recursos Humanos. Pero, desafortunadamente, existen muchas empresas, sobre todo pymes, que son reacias a ese cambio.
Ventajas de la digitalización en Recursos Humanos
Desde Gpisoftware, con la aplicación Timenet, la solución para el registro de la jornada laboral de los trabajadores en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet, nos explican las ventajas de la digitalización en Recursos Humanos:
- Seguridad documental. Gracias a la digitalización en Recursos Humanos se logra una mayor seguridad documental. Con un gestor documental solo podrán acceder y modificar diferentes archivos aquellas personas que estén autorizadas. Además, la información se archiva cifrada, asegurando el cumplimiento de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Reducción de la carga administrativa. Uno de los problemas de los departamentos de RRHH es la gran carga de trabajo administrativo que tiene por el excesivo papeleo. El personal depende de este departamento para muchos trámites, como por ejemplo, solicitar vacaciones, imprimir la nómina, etc. Gracias a la digitalización en Recursos Humanos con la utilización de programas informáticos, esta dependencia de los empleados es menor.
- Mejora en la evaluación del desempeño. La tecnología permite evaluar el rendimiento de los empleados de forma automatizada. Así, se pueden identificar las fortalezas y áreas que se deben mejorar en los trabajadores de la empresa, de forma sencilla. También se puede comprobar qué perfiles han tenido un mejor desarrollo y desempeño.
- Sin horarios. Gracias a la digitalización en Recursos Humanos, todos los procesos de acción y comunicación se producen de manera directa e inmediata, sin depender de horarios. De esta forma, presentar un parte de vacaciones o uno de baja se convierte en un trámite ágil y sencillo de realizar, que se puede comunicar fuera del horario laboral. Los documentos a revisar pasan de manera directa al responsable, sin intermediarios.
- Mayor control y transparencia. Todas las partes implicadas, departamento de RRHH, dirección y empleados, tendrán acceso directo a la información histórica y actual en una única plataforma. Es posible conocer los días de vacaciones ya solicitados, tener a mano las nóminas, o conocer los permisos disfrutados por el trabajador, de manera rápida, sencilla y transparente.
- Ahorro de tiempo y recursos. Gracias a la digitalización en Recursos Humanos, otra de las ventajas es el ahorro de tiempo y recursos. Se elimina el papeleo excesivo, los tiempos de espera y los registros en distintos soportes.
Digitalización en Recursos Humanos: uso de herramientas tecnológicas
Gracias a la digitalización en Recursos Humanos se automatizan muchas de las tareas repetitivas a que se enfrentan los profesionales de este departamento, como por ejemplo, la recopilación de información rutinaria o la gestión de ausencias y vacaciones.
¿Cuáles son los usos de herramientas tecnológicas en un departamento de Recursos Humanos?
Captación de personal con tecnología para RRHH
El reclutamiento de personal, localizar talento disponible en el mercado laboral y comprobar que encajen con el perfil de la empresa es uno de los trabajos fundamentales de un departamento de RRHH. Los responsables de esta tarea se enfrentan a muchas dificultades, pero gracias a la digitalización en Recursos Humanos este trabajo se agiliza y se vuelve más sencillo.
Existe un software de selección y reclutamiento con un potente multiposting que posibilita el trabajo de manera simultánea con más de 80 fuentes de reclutamiento automatizadas. Gracias a este software se favorece el trabajo de los responsables del proceso de reclutamiento, sincroniza programas, crea alertas y evita la pérdida de información. Además, cuenta con la posibilidad de crear una base de datos propia para cada empresa donde se puede acudir en caso de necesitar contratación de personal en un futuro.
Innovación para el cribado de personal gracias a la digitalización en Recursos Humanos
Para tomar la mejor decisión en una contratación, los responsables del proceso necesitan tener la mayor información posible sobre los candidatos. También deben encontrar la candidatura que más encaje con la empresa, es decir, la más compatible entre centenares en una base de datos.
Gracias a la digitalización en Recursos Humanos, las empresas utilizan sistemas diseñados para agilizar todos los procesos de reclutamiento. Se caracterizan porque son capaces de usar diferentes filtros simultáneamente. También son capaces de cribar muchas bases de datos para localizar perfiles idóneos para la empresa.
Debemos de hablar de la Inteligencia Artificial, que es capaz de que no se “cuele” ningún candidato con un buen curriculum, pero sin las habilidades específicas que necesita el puesto de trabajo.
Cómo ayuda un Sistema de Información de Recursos Humanos
Un sistema de Información de Recursos Humanos, es un conjunto de software módulos que cubren la totalidad de funciones relacionadas con los Recursos Humanos de una empresa.
Gracias a la digitalización en Recursos Humanos, se usan los sistemas de información de Recursos Humanos, pero, ¿qué tipos de sistemas de administración de Recursos Humanos existen?
- La evaluación del desempeño de los trabajadores. Medir el rendimiento laboral de la plantilla es una tarea compleja y llena de controversia, debido a que es muy complicado establecer criterios objetivos, incurriendo en el riesgo de caer en sesgos. Un sistema de evaluación del desempeño comprueba el desempeño de los empleados en diferentes parámetros, garantizando la máxima confidencialidad durante el proceso. Facilita la entrega de feedbacks para corregir errores.
- Formación. La necesidad de formación en una carrera profesional es cada vez más indiscutible. Gracias a la digitalización en Recursos Humanos, hay programas que permiten a los trabajadores elegir las mejores opciones formativas en función de sus necesidades previamente detectadas por la compañía. También permite supervisar de forma sencilla si los trabajadores han completado la formación necesaria.
- Portal del mánager y del empleado. Las comunicaciones entre mánagers y trabajadores no deberían tener nunca obstáculos en una empresa. El portal de manger y del empleado es una herramienta muy intuitiva que les permite a ambas partes tener una comunicación fluida y regular. También facilita a la empresa la consulta de datos personales del empleado, que mantiene actualizados.
- Gestión del horario. El control horario es una de las necesidades básicas en todas las empresas, especialmente en aquellas que han implementado modalidades como el teletrabajo. Esta dificultad de registrar de forma correcta el cumplimiento horario se salva gracias a las aplicaciones y software de control horario. Estos ofrecen información precisa y detallada en tiempo real de los horarios de los empleados. Es otra de las ventajas de la digitalización en Recursos Humanos.
- Organigrama. A medida que las empresas crecen, también aumenta el riesgo de que su organigrama no se adapte o no lo realice a la velocidad necesaria. Por ello, muchos trabajadores pueden tener dudas sobre a quién dirigirse para solucionar problemas concretos. Todas estas dificultades desaparecen con la digitalización en Recursos Humanos y con la implementación de un software de gestión del organigrama de una compañía. Gracias a este programa se puede comprobar de forma sencilla y visual las responsabilidades y la jerarquía dentro de la empresa.
- La gestión documental. La digitalización en Recursos Humanos presenta el desafío de administrar de forma eficiente una gran cantidad de documentos. Generar, clasificar, almacenar y recuperar documentos no puede llevar más tiempo del necesario. Un sistema de información de Recursos Humanos da solución a este problema. Un software de gestión documental posibilita la realización de todas estas funciones con el cumplimiento de los protocolos de protección de datos.
- Vacaciones y ausencias. Un software de control de vacaciones y ausencias permite a los trabajadores administrar de manera personal los periodos de vacaciones y descanso, notificar y justificar cualquier tipo de ausencia al puesto laboral. Esto se puede realizar de forma sencilla, rápida y efectiva.
- Encuesta a los trabajadores. Mantener un buen clima laboral es fundamental en una empresa. Es muy importante que los empleados mantengan o mejoren los niveles de productividad para alcanzar los objetivos establecidos por la compañía. Para lograr ese ambiente agradable, es necesario tener en cuenta la opinión de los trabajadores, facilitándoles canales de comunicación confidenciales para que se manifiesten diferentes impresiones libremente.
- Análisis de datos. Gestionar los datos personales es un gran desafío operativo para la empresa, sobre todo después de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. Las empresas deben garantizar la integridad y el adecuado tratamiento de los datos de los trabajadores. Esta información le sirve para tomar mejores decisiones. Ambas necesidades se cubren con la instalación de un software para elaborar informes de Recursos Humanos detallados a través de las fichas de los trabajadores. Esta es otra de las ventajas de la digitalización en Recursos Humanos.
En este artículo has comprobado como la digitalización en Recursos Humanos representa la evolución para tu empresa. Además, has aprendido los grandes beneficios de usar sistemas de información de recursos humanos.
Terminamos resumiendo esos beneficios que son: permiten una información precisa y necesaria, se reducen los costes operativos, existe mayor autonomía de los empleados, mejora la comunicación y resolución de consultas y ofrece mayores garantías jurídicas. ¡Quién da más! ¿Verdad? ¿Estás de acuerdo con que la digitalización en Recursos Humanos es una auténtica revolución?
